Leadopvolging voor installatiebedrijven: een storing en een warmtepomp zijn niet hetzelfde

Bij een installatiebedrijf komen twee soorten aanvragen door dezelfde telefoon binnen. De ene is een cv-ketel die het niet doet en die vandaag verholpen moet worden. De andere is iemand die zich oriënteert op een warmtepomp, en die aanvraag is een veelvoud waard maar loopt weken. Wie ze allebei op dezelfde stapel legt, doet de eerste te laat en de tweede te slordig. Deze pagina gaat over dat onderscheid.

Laatst bijgewerkt op 19 september 2026

Waarom een storing en een offerteaanvraag om iets anders vragen

Een cv-ketel die uitvalt op een dinsdag in januari is een aanvraag met een klok erop. De bewoner belt niet één installateur maar drie, en de eerste die zegt dat hij vandaag of morgen kan komen, mag komen. Daar is niets te verkopen; daar moet alleen iemand snel iets zeggen.

Een aanvraag voor een warmtepomp werkt omgekeerd. Die mens is aan het oriënteren, vraagt bij een paar bedrijven een offerte aan, en beslist pas weken later. Snelheid telt daar ook, maar om een andere reden: wie als eerste een opname inplant, zit als eerste aan de keukentafel en bepaalt waar de andere twee offertes mee vergeleken worden.

Het probleem is niet dat u dat verschil niet kent. Het probleem is dat beide aanvragen door dezelfde telefoon en dezelfde mailbox binnenkomen, op het moment dat uw monteurs op de weg zitten.

Waar de aanvragen van een installatiebedrijf vandaan komen

Het contactformulier op uw eigen website, Google Ads voor wie op "warmtepomp offerte" of "cv storing" zoekt, leadformulieren op Facebook en Instagram, vergelijkingssites die dezelfde aanvraag aan meerdere bedrijven doorverkopen, leads die een fabrikant of groothandel doorstuurt, en gewoon uw mailbox.

Die bronnen hebben elk hun eigen melding en hun eigen ritme, en bij de vergelijkingssites is er nog iets bijzonders aan de hand: daar ligt dezelfde aanvraag bij uw concurrent. De aanvraag is niet van u; de eerste reactie wel.

Wat de cijfers zeggen, en wat ze niet zeggen

Deze onderzoeken gaan over online aanvragen in het algemeen en niet over installatiebedrijven in het bijzonder. Wij hebben geen onderzoek dat specifiek over deze branche gaat, en doen dus ook niet alsof. Wat wij er wel bij kunnen zeggen: bij een storing is de urgentie hoger dan bij de gemiddelde online aanvraag, en bij een offertetraject ligt de aanvraag per definitie ook bij anderen. Beide maken het effect eerder groter dan kleiner.

Wat de assistent aan de telefoon doet

LeadFollow belt een nieuwe aanvraag binnen een minuut, op de tijden die u zelf instelt. De assistent zegt aan het begin eerlijk dat zij een AI-assistent is en dat het gesprek wordt opgenomen. Daarna doet zij drie dingen:

1. Bevestigen dat de aanvraag is aangekomen. Bij een storing is dat het halve werk: wie binnen een minuut iemand aan de lijn heeft, belt de volgende twee bedrijven niet meer.
2. Uitzoeken waar het om gaat. Een ketel die uitvalt, een lekkage in de installatie, een warmtepomp, een laadpaal, een offerte voor een verbouwing? Daar hangt van af wie er heen moet, hoe snel, en hoe lang het bezoek duurt.
3. De juiste soort afspraak inplannen. Een spoedbezoek in de eerstvolgende ruimte, of een opname voor offerte op een moment dat schikt. Elke soort heeft zijn eigen duur en reistijd, en gaat naar de collega's die dat werk doen. Het adres controleert zij bij het Kadaster.

Wat zij niet doet: prijzen noemen, iets zeggen over subsidie, of beloven wanneer er iemand kan zijn buiten wat er in de agenda staat. Dat beoordeelt u. Die regel staat letterlijk in haar instructie en is niet uit te zetten.

Hoe u het verschil instelt

De assistent is niet slim genoeg om uw vak te kennen, en dat hoeft ook niet. U stelt in welke soorten opdracht u heeft, met de woorden waaraan ze te herkennen zijn, en welke soort afspraak daarbij hoort. Een installatiebedrijf begint bij ons met soorten als storing, onderhoud en offerte, en met een spoedbezoek, een opname voor offerte en een onderhoudsbeurt als afspraaksoorten. Dat past u aan naar hoe u werkt.

Per collega stelt u in welke soorten hij doet en op welke dagen en tijden. Zo komt een warmtepompopname niet bij de monteur die alleen storingen rijdt, en andersom.

Wat het u oplevert, met uw eigen getallen

Wij zetten hier geen rekensom neer met een conversiepercentage dat wij niet gemeten hebben. Wat u zelf kunt invullen is dit: hoeveel online aanvragen krijgt u per maand, en wat is een gemiddelde opdracht waard? In LeadFollow staat voor een installatiebedrijf een startbedrag van 1.200 euro per opdracht; dat is een beginwaarde die u meteen op uw eigen bedrag zet, en voor een warmtepomp ligt hij een stuk hoger.

De vraag die telt is niet wat LeadFollow oplevert, maar hoeveel aanvragen u nu misloopt omdat er niemand kon opnemen. Reken het na met de calculator, met uw eigen aantallen.