Verwerkersovereenkomst
Uw kantoor is verwerkingsverantwoordelijke voor zijn leads; LeadFollow is verwerker. Dit zijn de afspraken daarover, zoals de AVG die vraagt.
1. Partijen en onderwerp
Deze verwerkersovereenkomst is gesloten tussen het makelaarskantoor dat een omgeving bij LeadFollow heeft (de Klant, verwerkingsverantwoordelijke) en LeadFollow, gevestigd in Nederland, bereikbaar via info@lead-follow.nl (LeadFollow, verwerker). Zij maakt deel uit van de algemene voorwaarden en gaat in op het moment dat de Klant zijn omgeving aanmaakt. Zij geldt zolang de omgeving bestaat, en daarna zolang LeadFollow nog persoonsgegevens van de Klant onder zich heeft.
Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene en inbreuk in verband met persoonsgegevens hebben de betekenis uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
2. Wat er verwerkt wordt
Doel: het laten werken van LeadFollow voor de Klant: leads uit alle bronnen op één plek ontvangen, ontdubbelen, toewijzen en opvolgen; de AI-assistent laten bellen, WhatsAppen en mailen namens de Klant binnen de instellingen die de Klant kiest; gesprekken samenvatten; het team informeren; statistieken tonen; en het abonnement afhandelen.
Categorieën betrokkenen: leads (mensen die een aanvraag doen bij de Klant, en hun eventuele huisgenoten of contactpersonen die in een gesprek genoemd worden) en medewerkers van de Klant die het dashboard gebruiken.
Soorten persoonsgegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres of woning waar de aanvraag over gaat, het bericht van de lead, de bron van de aanvraag, gespreksopnames en uitgeschreven gesprekken van de AI-assistent, samenvattingen, WhatsApp- en e-mailberichten, het logboek van de opvolging, de status en het type van de lead, notities van medewerkers en, voor medewerkers, naam, e-mailadres en mobiel nummer. Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of financiële situatie) horen niet in LeadFollow; komen ze toch in een gesprek of bericht voor, dan worden ze alleen opgeslagen als onderdeel van dat gesprek en niet apart gebruikt.
Aard: opslaan, ordenen, doorsturen naar de gekozen medewerkers en kanalen, bellen en berichten sturen namens de Klant, automatisch samenvatten met een taalmodel, tonen in het dashboard, exporteren en verwijderen.
3. Instructies van de Klant
LeadFollow verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de Klant en volgens diens instructies. De instellingen die de Klant in het dashboard kiest (welke bronnen, welke medewerkers, of de AI-assistent aanstaat, wanneer hij belt, welke berichten er gaan) gelden als die instructies, net als deze overeenkomst en de algemene voorwaarden. LeadFollow gebruikt de gegevens nooit voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om modellen te trainen.
Verplicht een wet LeadFollow om gegevens te verwerken of te verstrekken, dan laat LeadFollow dat vooraf aan de Klant weten, tenzij die wet dat verbiedt. Vindt LeadFollow dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt zij dat direct.
De Klant staat ervoor in dat hij de gegevens rechtmatig in LeadFollow zet, dat hij een grondslag heeft om leads te benaderen en dat hij de betrokkenen informeert, bijvoorbeeld in zijn eigen privacyverklaring.
4. Geheimhouding
Iedereen die bij LeadFollow toegang heeft tot persoonsgegevens van de Klant, is verplicht tot geheimhouding en heeft die toegang alleen voor zover nodig om de dienst te leveren, storingen op te lossen of de Klant te helpen. Die verplichting blijft bestaan na het einde van deze overeenkomst.
5. Beveiliging
LeadFollow neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder:
- versleutelde verbindingen (TLS) voor alle verkeer, ook naar leveranciers;
- versleutelde opslag bij de hostingpartijen (database in Frankfurt, EU);
- toegang tot het dashboard alleen met wachtwoord (als hash bewaard) of eenmalige inloglink; sessies verlopen na 30 dagen zonder gebruik;
- strikte scheiding tussen kantoren: elke omgeving ziet alleen de eigen gegevens;
- beperking van inlog- en aanmeldpogingen per adres, en logboeken om misbruik te herkennen;
- koppelingen met een geheime koppel-URL per kantoor, die de Klant zelf kan vernieuwen;
- toegang tot productiegegevens alleen voor bevoegde personen bij LeadFollow, op basis van noodzaak.
LeadFollow houdt deze maatregelen actueel naar de stand van de techniek en de risico's van de verwerking.
6. Subverwerkers
De Klant geeft LeadFollow toestemming om de volgende subverwerkers in te schakelen:
| Partij | Waarvoor | Waar de gegevens staan |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting van de website en het dashboard | EU (Frankfurt) voor de applicatie; wereldwijd netwerk voor statische bestanden |
| Supabase | Database van het dashboard (leads, logboek, instellingen, accounts) | EU (Frankfurt) |
| Resend | Versturen en ontvangen van e-mail (meldingen, inloglinks, leads per e-mail) | EU en VS; EU-modelcontracten |
| Stripe | Betalingen, facturen en betaalgegevens; wij zien nooit uw volledige kaart- of rekeningnummer | EU en VS; EU-modelcontracten |
| Vapi | Telefonie van de AI-assistent: het opzetten van het gesprek | VS; EU-modelcontracten |
| Deepgram | Spraakherkenning tijdens het gesprek | VS; EU-modelcontracten |
| ElevenLabs | De stem van de AI-assistent | VS; EU-modelcontracten |
| OpenAI | Taalmodel dat het gesprek voert en de samenvatting schrijft | VS; EU-modelcontracten; gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen |
| Meta (WhatsApp Business) | WhatsApp-berichten naar leads en meldingen aan uw team | EU en VS; EU-modelcontracten |
| Google Workspace | Onze eigen zakelijke e-mail en agenda | EU en VS; EU-modelcontracten |
LeadFollow sluit met elke subverwerker een overeenkomst met verplichtingen die minimaal gelijk zijn aan die in deze overeenkomst, en blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor hun werk. Wil LeadFollow een subverwerker toevoegen of vervangen, dan laat zij dat minimaal 30 dagen van tevoren per e-mail weten. Heeft de Klant daar gegronde bezwaren tegen en komen partijen er niet uit, dan kan de Klant het abonnement opzeggen per de datum waarop de wijziging ingaat; vooruitbetaalde bedragen voor de periode daarna worden terugbetaald. De actuele lijst staat altijd op lead-follow.nl/verwerkersovereenkomst.
7. Doorgifte buiten de EER
De applicatie en de database van LeadFollow staan in de Europese Unie (Frankfurt). Een aantal subverwerkers verwerkt gegevens (ook) in de Verenigde Staten: de telefonie, spraakherkenning, stem en het taalmodel van de AI-assistent, en delen van e-mail, betaling en WhatsApp. Die doorgiften zijn gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie en, waar de leverancier daaraan deelneemt, op het EU-VS Data Privacy Framework. LeadFollow beoordeelt bij elke subverwerker of aanvullende maatregelen nodig zijn.
8. Inbreuken in verband met persoonsgegevens
Ontdekt LeadFollow een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de Klant (een datalek), dan meldt zij dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan de beheerder van de Klant per e-mail, met wat er bekend is over de aard van de inbreuk, de betrokken gegevens en personen, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen. Informatie die later bekend wordt, volgt zo snel mogelijk. De Klant beslist zelf of hij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen informeert; LeadFollow helpt daarbij.
9. Rechten van betrokkenen en bijstand
Ontvangt LeadFollow een verzoek van een betrokkene (bijvoorbeeld om inzage of verwijdering, of om niet meer gebeld te worden), dan stuurt zij dat direct door naar de Klant en handelt zij het niet zelf af, behalve waar de Klant dat vraagt. De Klant kan de meeste verzoeken zelf uitvoeren in het dashboard: gegevens inzien, aanpassen, exporteren (CSV) en verwijderen, en een lead op Verloren zetten, waarna de assistent en de automatische berichten stoppen.
LeadFollow helpt de Klant, voor zover redelijk en met inachtneming van de aard van de verwerking, bij het nakomen van zijn verplichtingen rond beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.
10. Controle
LeadFollow stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om aan te tonen dat zij deze overeenkomst nakomt, en beantwoordt redelijke vragen van de Klant of zijn toezichthouder. Is dat niet voldoende, dan mag de Klant maximaal één keer per jaar, na een aankondiging van 30 dagen en op eigen kosten, een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige die geheimhouding heeft toegezegd, tijdens kantooruren en zonder de dienstverlening aan andere klanten te verstoren.
11. Einde van de verwerking
Na het einde van het abonnement kan de Klant zijn leads nog 30 dagen exporteren als CSV-bestand. Daarna verwijdert LeadFollow de omgeving met alle persoonsgegevens, uiterlijk binnen twaalf maanden na het einde van het abonnement en eerder als de Klant daarom vraagt. Kopieën in back-ups verdwijnen binnen 90 dagen daarna. LeadFollow bewaart alleen wat zij wettelijk moet bewaren (zoals facturen) en bevestigt de verwijdering op verzoek.
12. Overig
De aansprakelijkheid van partijen onder deze overeenkomst volgt de regeling in de algemene voorwaarden. Wijzigingen van deze overeenkomst worden aangekondigd zoals daar beschreven. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij strijd tussen deze overeenkomst en de algemene voorwaarden gaat deze overeenkomst voor waar het de verwerking van persoonsgegevens betreft.
Vragen over deze overeenkomst? Mail info@lead-follow.nl.