Emma: van nieuwe aanvraag naar geplande afspraak, automatisch geregeld

Emma is de digitale assistent in LeadFollow. Zodra er een aanvraag binnenkomt, voert zij met de aanvrager een kort gesprek op het scherm. Daarin plant hij zelf zijn afspraak, op een moment dat echt vrij is in je agenda. Niemand hoeft terug te bellen, en de aanvrager hoeft niet te wachten tot jij tijd hebt. Deze pagina legt uit hoe dat gesprek loopt, wat Emma letterlijk zegt, wat zij nadrukkelijk niet doet en wat het kost.

Laatst bijgewerkt op 24 september 2026

Waar het gesprek begint

• Na je eigen websiteformulier. De bezoeker vult het formulier in en gaat meteen door naar het gesprek met Emma. Hij zit dan nog met zijn telefoon in de hand en met zijn klus in het hoofd.
• Bij een andere bron. Komt de aanvraag via Google Ads, Meta, een offerteplatform zoals Trustoo of een doorgestuurde mail, dan krijgt de aanvrager direct een link naar het gesprek, per mail en WhatsApp. Per bron zet je bij Koppelingen aan of Emma die aanvragers uitnodigt.

De aanvrager kan het gesprek voeren wanneer het hem uitkomt, ook 's avonds en in het weekend. Er hoeft op dat moment niemand van je team klaar te zitten.

Wat Emma letterlijk zegt

Emma opent zo (een voorbeeld met een verzonnen aanvrager en bedrijf):

"Hallo Sanne, ik ben Emma, de digitale assistent van Van der Meer Installatie. Ik stel u een paar korte vragen, zodat wij u meteen goed kunnen helpen."

In die eerste zin staat al dat zij een digitale assistent is. Zij doet zich nooit voor als mens. Die openheid is geen juridische bijzaak, het werkt ook gewoon beter: mensen vinden het niet erg dat een assistent hen helpt, wel als ze het pas halverwege doorhebben. En de Europese AI-verordening vraagt het ook.

Hoe het gesprek loopt

Het is geen vrij gesprek maar een vaste reeks stappen. Wat de aanvrager al in het formulier invulde, vraagt Emma niet opnieuw.

1. Het soort werk, als dat nog niet bekend is.
2. Wat er aan de hand is, in de woorden van de aanvrager. Stond dat al uitgebreid in het formulier, dan slaat zij deze vraag over.
3. Eén scherpe vervolgvraag op wat hij vertelde, zoals "Lekt het nu nog, en ziet u waar het water vandaan komt?" of "Geeft het apparaat een foutcode, en hoe oud is het ongeveer?".
4. Je eigen vragen. De vragen die jij voor dit soort werk hebt ingesteld.
5. Wat de aanvrager het liefst wil: iemand laten langskomen, een offerte ontvangen of eerst telefonisch overleggen. Bij een offerte of overleggen stopt Emma hier (na het adres en hoe snel het moet, bij een offerte) en geeft zij alles door aan je team, dat een taak krijgt. Zij belooft geen bedrag en geen termijn.
6. Het budget, alleen als je daar grenzen voor hebt ingesteld.
7. Het adres, bij een afspraak op locatie of als je met een werkgebied werkt.
8. Hoe snel het moet.
9. Welk dagdeel de aanvrager het beste uitkomt, of een dag in gewone taal, zoals "donderdagmiddag".
10. 2 of 3 vrije momenten uit de agenda van de collega die dat werk doet, met de reistijd er al bij opgeteld. De aanvrager kiest er één.

Na de keuze staat de afspraak in de agenda, krijgt de aanvrager een bevestiging met een agendabestand, en staat alles wat er gezegd is bij de aanvraag in LeadFollow.

Alleen echte vrije momenten

Een assistent die zomaar afspraken inplant, richt meer schade aan dan hij oplost. Daarom biedt Emma alleen momenten aan binnen de regels die jij instelt:

• Per collega bepaal je op welke dagen, tussen welke tijden en voor welke soorten afspraak er bij hem of haar ingepland mag worden.
• Per soort afspraak geef je de duur op, of het bij de klant of bij jou op de zaak is, en de reistijd die je er standaard voor rekent.
• Per gebied stel je een eigen reistijd in, op plaatsnaam of postcode.

Alleen een moment dat Emma heeft aangeboden, kan geboekt worden. Dubbel boeken kan niet: twee aanvragers die tegelijk kiezen, krijgen nooit hetzelfde moment.

Wat Emma nadrukkelijk niet doet

• Zij noemt nooit een prijs. Ook niet bij benadering, en ze stuurt zelf geen offerte. Vraagt iemand een offerte, dan stelt jouw team die op.
• Zij doet geen toezeggingen namens je bedrijf, over wat dan ook.
• Zij doet zich nooit voor als mens. Dat staat in haar eerste zin.
• Zij plant alleen echte vrije momenten, bij een collega die dat werk mag doen.
• Zij zegt het eerlijk als het niet past. Doe je dit werk niet, ligt het adres buiten je werkgebied of is het budget te klein, dan zegt Emma dat. Jij kiest vooraf wat er dan gebeurt: netjes afwijzen, of doorzetten naar je team met een taak en een melding. Een budget boven je bovengrens gaat altijd naar je team.

Waar Emma op toetst, leg je zelf vast: wat je wel en niet doet, je werkgebied en je grenzen.

Herinneringen voor wie niet afmaakt

Niet iedereen rondt het gesprek meteen af. Wie dat niet doet, krijgt standaard na een dag en na drie dagen een herinnering, en daarna houdt het op. Herinneringen gaan alleen binnen de tijden die jij instelt. Ze stoppen zodra er een afspraak staat, als de aanvrager zich afmeldt, of als een collega het overneemt.

Liever bellen, of een collega die het overneemt

• "Liever bellen". Wil de aanvrager toch iemand spreken, dan drukt hij op deze knop en belt hij meteen het nummer van je bedrijf. De knop zet je aan of uit in het profiel van Emma.
• "Ik neem het over". Bij elke aanvraag zie je waar de aanvrager in het gesprek staat en wat er gezegd is. Wil je het zelf doen, dan neem je het over. Het gesprek stopt en de aanvrager ziet dat een collega contact opneemt.

In het dashboard zie je bij Emma hoeveel gesprekken er gestart, geopend en gepland zijn, en hoeveel er naar je team gingen. Je ziet ook bij welke vraag aanvragers afhaken, zodat je je vragen kunt bijstellen. Met "Probeer het zelf" voer je een proefgesprek dat niets boekt.

Wat het kost

Emma zit in het abonnement: € 99 per maand of € 950 per jaar per bedrijf, exclusief btw. De gesprekken op het scherm en de mails zijn inbegrepen. Alleen WhatsApp-berichten betaal je apart: € 0,10 per bericht. Alle bedragen staan op de pagina Prijzen.

De proefperiode duurt zeven dagen, met 50 WhatsApp-berichten inbegrepen.