Privacyverklaring

Welke gegevens wij verwerken, waarom, met wie wij ze delen en hoe lang wij ze bewaren. Voor bezoekers van de site, voor klanten en voor de leads van dienstverleners.

Versie van 16 oktober 2026. Geldt voor LeadFollow (lead-follow.nl en app.lead-follow.nl).
Gewijzigd ten opzichte van de versie van 1 oktober 2026: het cookie lf_via voor de aanbrenglink is weg, omdat de aanbrengregeling niet meer bestaat.

1. Wie verantwoordelijk is

Deze privacyverklaring gaat over de persoonsgegevens die LeadFollow zelf verwerkt: van bezoekers van lead-follow.nl, van mensen die contact met ons opnemen, en van de gebruikers van het dashboard op app.lead-follow.nl. Voor die gegevens is LeadFollow verwerkingsverantwoordelijke. LeadFollow is een handelsnaam van Onora Capital B.V., gevestigd te Den Haag, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42135142 (btw-nummer NL869879030B01), en bereikbaar via info@lead-follow.nl.

2. De website

Zonder uw toestemming meten wij niets op lead-follow.nl. Wij ontvangen bij elk bezoek wel de gebruikelijke technische gegevens (IP-adres, browser, opgevraagde pagina) via onze hostingpartij Vercel, om de site te kunnen tonen en te beveiligen; die worden kort bewaard in logboeken. De lettertypen op de site hosten wij zelf; er gaan geen verzoeken naar Google Fonts.

Wij tellen wel hoeveel mensen welke pagina bekijken, met Vercel Web Analytics. Dat gebeurt zonder cookies en zonder profielen: er wordt niets op uw apparaat opgeslagen en uw bezoek is niet te herleiden tot u. Wij zien alleen aantallen per pagina, per land en per verwijzende site. Daarvoor is geen toestemming nodig; wilt u het toch niet, dan houdt een tracker-blokkeerder het tegen.

Accepteert u cookies, dan laden wij de Meta-pixel. Daarmee zien wij welke advertentie op Facebook of Instagram bezoekers oplevert en tonen wij onze advertenties aan dienstverleners die de site eerder bezochten. De pixel geeft aan Meta Platforms Ireland Limited door welke pagina u bekeek, dat u op "Start 7 dagen gratis" klikte of de demovideo startte, plus uw IP-adres en browsergegevens; Meta is daarvoor samen met ons verwerkingsverantwoordelijke. Weigert u, dan wordt er niets van Meta geladen en wissen wij de pixelcookies. De verwerking berust op uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG), die u altijd kunt intrekken via Cookievoorkeur onderaan elke pagina.

Meldt u na het accepteren van cookies een kantoor aan, dan geven wij aan Meta ook door dat er een aanmelding was en, later, dat de eerste betaling is gedaan (met het bedrag). Dat gaat vanaf onze server naar de Conversions API van Meta, met uw e-mailadres en mobiele nummer in versleutelde vorm (SHA-256, niet terug te rekenen) en de pixelcookies van uw bezoek. Zo ziet Meta welke advertentie tot een klant leidde, en niets meer dan dat. Heeft u cookies geweigerd, dan gaat er niets naar Meta, ook niet bij een betaling.

Los daarvan onthouden wij bij een aanmelding via welke campagne of website u op lead-follow.nl kwam (de campagnegegevens in het adres van de advertentielink, de pagina waarop u binnenkwam en de verwijzende site). Dat zijn gegevens over de link, niet over u; wij gebruiken ze om te zien welke advertenties klanten opleveren (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Cookies en uw keuze

Bij uw eerste bezoek vragen wij of u cookies accepteert of weigert. Dit staat er op het spel:

Tot 16 oktober 2026 zetten wij na uw akkoord ook het cookie lf_via voor een aanbrenglink. Die regeling bestaat niet meer; staat het cookie nog in uw browser, dan wissen wij het bij uw volgende bezoek.

Weigert u, dan zetten wij lf_herkomst niet, laden wij de Meta-pixel niet en wissen wij lf_herkomst, _fbp en _fbc als ze er nog stonden; de site werkt gewoon. Uw keuze wijzigen kan altijd via Cookievoorkeur onderaan elke pagina; trekt u uw toestemming in, dan stopt de pixel meteen. Komen er andere meet- of marketingcookies bij, dan vragen wij daar opnieuw toestemming voor en zetten wij ze pas na uw akkoord.

3. Aanmelden en uw account

Meldt u uw kantoor aan, dan verwerken wij: de naam van uw kantoor, uw naam, uw e-mailadres, uw mobiele nummer, de instellingen die u kiest voor uw AI-assistent en het tijdstip van aanmelding. Nodigt u collega's uit, dan verwerken wij hun naam en e-mailadres en, als zij dat invullen, hun mobiele nummer.

Daarmee doen wij het volgende:

• Uw omgeving aanmaken en laten werken (uitvoering van de overeenkomst): inloggen, meldingen sturen over nieuwe leads per e-mail en WhatsApp, facturen sturen.
• Het welkomstbelletje (uitvoering van de overeenkomst, u vraagt er zelf om bij het aanmelden): direct na uw aanmelding belt onze eigen AI-assistent u op het mobiele nummer dat u opgaf. Uw aanmelding wordt daarvoor een lead in ons eigen LeadFollow-dashboard. De assistent zegt aan het begin dat het gesprek wordt opgenomen; het wordt uitgeschreven om het samen te vatten, precies zoals de assistent dat straks voor uw leads doet. De opname en het uitgeschreven gesprek wissen wij na 90 dagen; de samenvatting blijft. Meldt u zich aan maar begint u niet, dan belt dezelfde assistent na twee dagen nog eenmalig met de vraag wat u tegenhield; daarna niet meer.
• Een gratis 1-op-1 call met ons plannen (uitvoering van uw verzoek, u vraagt er zelf om): klikt u op "Plan een gratis 1-op-1 call", dan plant onze digitale assistent Emma dat gesprek met u op het scherm. Zij vraagt uw naam, uw e-mailadres en de naam van uw bedrijf. Wij verwerken daarvoor die gegevens, uw antwoorden in het gesprek en uw IP-adres om misbruik tegen te gaan. Stopt u voordat u alle drie hebt gegeven, dan blijft alleen het onafgemaakte gesprek bewaard, zonder aanvraag, en dat wissen wij na 30 dagen. Uw aanvraag wordt een aanvraag in ons eigen LeadFollow-account, met het gesprek als tekst erbij. Daarna sturen wij u hooguit een paar berichten over LeadFollow per e-mail, en per WhatsApp alleen als u ons uw telefoonnummer gaf; onder elke mail staat een afmeldlink en op een WhatsApp-bericht is "stop" genoeg. Wat wij daarvan bijhouden, bewaren wij zolang wij contact met u hebben over LeadFollow en wissen wij samen met uw gegevens.
• Een WhatsApp-bericht aan ons eigen nummer (gerechtvaardigd belang, u schrijft ons zelf): stuurt u ons een WhatsApp-bericht en hoort uw nummer bij geen enkele lead, dan leggen wij uw nummer, de naam die u zelf in WhatsApp voert en de tekst van uw bericht vast als aanvraag in ons eigen LeadFollow-dashboard, zodat wij u kunnen antwoorden en niets blijft liggen. Vraagt u in dat bericht om geen contact meer, dan leggen wij het niet vast als aanvraag: bij een duidelijke afmelding onthouden wij alleen uw nummer met de aantekening dat u niet meer benaderd wil worden, en bij een langere formulering leest een van ons het bericht en handelt het met de hand af. Sinds 15 september 2026 bewaren wij ook het gesprek zelf: wat u ons stuurde en wat wij terugschreven, met het tijdstip en of het bericht is aangekomen, zodat wij u vanuit ons eigen dashboard kunnen antwoorden. Dat geldt voor elk nummer waarmee wij WhatsApp-berichten wisselen, dus ook als u wel bij een lead hoort; van een foto of een spraakbericht leggen wij alleen vast dat u het stuurde, het bestand zelf halen wij niet op. Zo'n gesprek bewaren wij twaalf maanden na het laatste bericht en wissen wij daarna, met de berichten erin. Wij bewaren zo'n aanvraag twaalf maanden na het laatste contact; eerder wissen kan altijd via een bericht aan info@lead-follow.nl.
• Betalingen (uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht): uw betaalgegevens voert u in bij Stripe. Wij zien en bewaren nooit uw volledige kaart- of rekeningnummer, alleen een verwijzing en de status van de betaling. Facturen bewaren wij zeven jaar voor de Belastingdienst.
• Contact en support (gerechtvaardigd belang): e-mails en gesprekken met ons bewaren wij zolang dat nodig is om u te helpen.
• Gekoppelde agenda's (uitvoering van de overeenkomst, alleen als u dat instelt): koppelt een beheerder de agenda van een collega via een geheim agenda-adres (ICS), dan lezen wij die agenda dagelijks en vlak voordat de assistent vrije momenten aanbiedt, alleen om te zien wanneer die collega bezet is. Wij bewaren van elke afspraak het begin, het eind en een korte titel (zodat de beheerder kan zien wat er gelezen is), voor de komende tien weken; de rest van de agenda slaan wij niet op. Haalt u de koppeling weg, dan zijn die blokken direct weg.
• Beveiliging en misbruik voorkomen (gerechtvaardigd belang): inlogpogingen, sessies en aanmeldingen worden gelogd, met IP-adres, en aantallen per adres worden beperkt.
• Berichten over LeadFollow (gerechtvaardigd belang): als klant krijgt u van ons e-mail over uw omgeving, uw abonnement en belangrijke wijzigingen. Nieuwsbrieven sturen wij niet zonder uw toestemming.

4. Leads van dienstverleners

Het grootste deel van de gegevens in LeadFollow zijn leads: aanvragen van mensen aan een bedrijf, met hun naam, telefoonnummer, e-mailadres, het adres of de woning waar het om gaat, hun bericht, de gesprekken en berichten met de AI-assistent en het kantoor, de samenvattingen daarvan en de status van de opvolging.

Voor die gegevens is het bedrijf verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Wij gebruiken ze uitsluitend om LeadFollow voor dat kantoor te laten werken, nooit voor eigen doelen en nooit om ze aan anderen te verkopen. De afspraken staan in onze verwerkersovereenkomst, waaronder de leveranciers die wij inzetten en hoe lang gegevens bewaard blijven.

De eerste opvolging van uw aanvraag gebeurt door een digitale assistent, een AI-systeem, in een gesprek op uw scherm: direct na het formulier van het bedrijf, of via een link die u per e-mail of WhatsApp krijgt. Er is altijd een mens beschikbaar: in het gesprek staat een knop waarmee u het bedrijf zelf belt (als het bedrijf daarvoor een nummer heeft ingesteld), en een medewerker kan het gesprek op elk moment overnemen. De assistent stelt de vragen die het bedrijf heeft vastgelegd, kent niemand een score toe en beslist niets over prijzen of voorwaarden. Past uw aanvraag niet bij wat het bedrijf doet, bijvoorbeeld omdat het adres buiten het werkgebied ligt, dan zegt de assistent dat; het bedrijf heeft vooraf gekozen of de aanvraag dan wordt afgesloten of wordt doorgezet naar een medewerker. Bent u het daar niet mee eens, neem dan contact op met het bedrijf: een medewerker bekijkt uw aanvraag dan zelf.

De assistent zegt in haar eerste zin dat zij een digitale assistent is en doet zich nooit voor als mens. Het gesprek op het scherm wordt als tekst bij uw aanvraag bewaard, zolang het bedrijf uw aanvraag bewaart. Tot 24 september 2026 belde de assistent ook op; van die telefoongesprekken worden de opname en het uitgeschreven gesprek na 90 dagen gewist, ook bij onze belprovider, en de samenvatting blijft bij het bedrijf. Belt u het nummer terug waarvan u toen gebeld bent, dan hoort u een kort bericht of wordt u doorverbonden met het bedrijf.

Wilt u niet meer benaderd worden, gebruik dan de afmeldlink onderaan een e-mail, antwoord "stop" op een WhatsApp-bericht of vraag het aan het bedrijf. Dat wordt direct vastgelegd: de uitnodigingen, herinneringen en andere automatische berichten stoppen. Alleen berichten over een aanvraag of afspraak waar u zelf om vroeg, zoals een afspraakbevestiging, gaan nog door.

5. Bedrijven die wij zelf benaderen

Wij benaderen servicebedrijven die zich nog niet bij ons gemeld hebben, per e-mail. Wij bellen daarvoor niet. Voor die gegevens zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Welke gegevens, en waar wij ze vandaan hebben. De naam van het bedrijf, het bezoekadres, het algemene e-mailadres, het telefoonnummer, de website en het vakgebied. Die komen van de eigen website van het bedrijf, meestal de contactpagina, of van iemand die ons zijn gegevens gaf. Wij mailen alleen het algemene adres van een bedrijf met rechtspersoonlijkheid (zoals een B.V.), nooit een persoonlijk adres, en wij gebruiken geen gekochte lijsten. Tot september 2026 benaderden wij ook makelaarskantoren; hun gegevens kwamen uit het openbare register van VastgoedCert (vastgoedcert.nl). Wij benaderen die groep niet meer, maar zolang wij gegevens uit dat register bewaren noemen wij de herkomst hier. Antwoordt u op onze mail, dan bewaren wij ook uw naam, uw adres en de inhoud van uw antwoord, plus de notities die wij bij het kantoor maken.

Waarvoor en op welke grondslag. Wij gebruiken die gegevens om het bedrijf te vertellen wat LeadFollow doet en om bij te houden wie gereageerd heeft. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke klantenwerving (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Wij hebben die afweging gemaakt en vastgelegd: het gaat om zakelijke contactgegevens die het bedrijf zelf openbaar heeft gemaakt, de reeks is kort, elk bericht noemt wie wij zijn en bevat een afmeldlink, en wij gebruiken nooit bijzondere persoonsgegevens. Weegt uw belang zwaarder, dan gaat uw belang voor.

Wanneer wij stoppen. Meteen. Antwoordt u, komt de mail niet aan, of meldt u zich af met de link onderaan het bericht of met de afmeldknop van uw mailprogramma, dan stopt de reeks. Bij een afmelding of een onbestelbaar adres zetten wij het adres op een blokkeerlijst en mailen wij het nooit meer, in geen enkele reeks. Die blokkeerlijst bewaren wij juist wel: zonder die lijst zouden wij u later opnieuw kunnen aanschrijven.

Hoe lang. Het bedrijf en de berichten die erbij horen bewaren wij tot 24 maanden na het laatste contact; daarna verwijderen wij ze. De blokkeerlijst bewaren wij zolang wij werven, en die bevat alleen het adres en de datum.

Met wie wij delen. Onze wervingspost gaat via de mailservers van Winnr, bewust niet via het adres waarmee wij onze klanten mailen. Verder gelden dezelfde leveranciers en regels als in het volgende hoofdstuk.

Uw rechten. U kunt inzage, correctie of verwijdering vragen en bezwaar maken tegen deze verwerking, via info@lead-follow.nl. Bezwaar tegen werving honoreren wij altijd en meteen, zonder dat u een reden hoeft te geven.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen gegevens. Wij delen ze alleen met leveranciers die ze voor ons verwerken, elk onder een verwerkersovereenkomst, en alleen voor zover nodig:

Leveranciers buiten de Europese Economische Ruimte werken onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (EU-modelcontracten) en, waar van toepassing, onder het EU-VS Data Privacy Framework. Wij kiezen waar mogelijk voor opslag binnen de EU: de database en de applicatie staan in Frankfurt.

Verder delen wij gegevens alleen als de wet dat verplicht, bijvoorbeeld op verzoek van een bevoegde autoriteit.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Accountgegevens: zolang uw omgeving bestaat. Na het einde van het abonnement verwijderen wij de omgeving uiterlijk binnen twaalf maanden, en eerder als u daarom vraagt; de eerste 30 dagen kunt u nog exporteren.
• Het welkomstbelletje, het plannen van een gratis 1-op-1 call en uw aanmelding als aanvraag bij ons: zolang wij contact met u hebben over LeadFollow, en uiterlijk twaalf maanden na het laatste contact.
• Gesprekken op het scherm met de assistent: als tekst bij de aanvraag, zolang het bedrijf de aanvraag bewaart; verwijdert het bedrijf de aanvraag, dan verdwijnt het gesprek mee.
• Opnames en uitgeschreven telefoongesprekken van de AI-assistent (het welkomstbelletje, en gesprekken van vóór 24 september 2026): 90 dagen na het gesprek; daarna gewist, ook bij de belprovider. De samenvatting en het logboek blijven bij de aanvraag.
• Facturen en betaalgegevens: zeven jaar (fiscale bewaarplicht).
• Inloglinks: 15 minuten; welkomstlinks 7 dagen. Sessies verlopen na 30 dagen zonder gebruik.
• Gelezen agendablokken: tot tien weken vooruit, bij elke nieuwe lezing vervangen; weg zodra de koppeling weg is.
• Bedrijven die wij zelf benaderen: tot 24 maanden na het laatste contact, met de verstuurde en ontvangen berichten die erbij horen. De blokkeerlijst met afmeldingen en onbestelbare adressen blijft staan.
• Technische logboeken bij onze hostingpartijen: maximaal 30 dagen. Ons eigen beheerlogboek, waarin staat welke beheerder welke handeling deed, bewaren wij twaalf maanden.

8. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld (TLS). Gegevens staan versleuteld opgeslagen bij onze hostingpartijen; sleutels van koppelingen (zoals een CRM-token of een geheim agenda-adres) versleutelen wij daarbovenop zelf, zodat ze ook in een databaseback-up niet leesbaar zijn. Wachtwoorden bewaren wij alleen als hash. Toegang tot uw omgeving vereist een wachtwoord of een inloglink die per e-mail wordt verstuurd en na één keer gebruiken vervalt. Logt u met een wachtwoord in vanaf een browser die wij nog niet kennen, dan vragen wij eerst een code die wij u mailen; daarna onthouden wij die browser 180 dagen (cookie lf_apparaat). Een beheerder kan die extra stap voor het kantoor uitzetten. Binnen LeadFollow hebben alleen de mensen die het echt nodig hebben toegang tot productiegegevens, en alleen om u te helpen. De aanmeld- en inlogpagina zijn beschermd met Turnstile van Cloudflare, dat robots tegenhoudt zonder dat u puzzels hoeft op te lossen en zonder cookie.

Ziet u een zwakke plek in LeadFollow? Op lead-follow.nl/beveiliging staat hoe u die veilig meldt en wat wij dan doen.

9. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, om bezwaar te maken tegen een verwerking, om een verwerking te laten beperken en om uw gegevens overgedragen te krijgen. Klanten kunnen de meeste gegevens zelf inzien en aanpassen in het dashboard en hun leads exporteren als CSV. Voor het overige mailt u info@lead-follow.nl; wij reageren binnen een maand.

Gaat het om gegevens die wij als verwerker voor een bedrijf verwerken, dan sturen wij uw verzoek door naar dat kantoor en helpen wij het kantoor om het af te handelen.

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan als LeadFollow verandert of als de wet dat vraagt. De actuele versie staat altijd op lead-follow.nl/privacy, met de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen laten wij dat klanten per e-mail weten.