Realworks en Kolibri koppelen aan uw leadopvolging

Uw CRM blijft leidend, en uw leads horen daar ook terecht te komen. Deze pagina zet eerlijk op een rij wat er vandaag werkt tussen LeadFollow en Realworks, Kolibri en de woningportalen, wat een kantoor daarvoor betaalt, en welk stuk er nog niet is.

Laatst bijgewerkt op 7 september 2026

Stap 1: de leads binnenkrijgen

Dit is de belangrijkste koppeling en tegelijk de eenvoudigste. Elk kantoor krijgt in LeadFollow een eigen mailadres. Zet in Realworks, Kolibri of uw mailprogramma een doorstuurregel voor de leadmeldingen naar dat adres, en LeadFollow leest naam, telefoonnummer, e-mailadres, woning en bericht uit de mail en herkent de bron.

Het dashboard legt de stappen uit per mailprogramma: Gmail, Outlook of iets anders. Stuurt Gmail een bevestigingscode bij het instellen van de doorstuurregel, dan verschijnt die code automatisch op de koppelpagina, zodat u niet hoeft te zoeken.

Hetzelfde geldt voor Pararius, Jaap en Huislijn: doorsturen is de route, en na de eerste doorgestuurde melding ziet u op de pagina Koppelingen dat de bron is aangesloten.

Stap 2: de agenda, beide kanten op

Een assistent die afspraken inplant, moet weten wanneer een collega al bezet is. En de afspraken die hij maakt, moeten in het systeem staan waar uw kantoor echt in werkt. Daarom werkt de agenda twee kanten op:

1. Van LeadFollow naar uw CRM. Abonneer in Realworks of Kolibri op de agendafeed van LeadFollow. Elke afspraak die uw team of de assistent vastlegt, staat er dan in. Dat werkt ook met Google Agenda, Outlook en Apple Agenda.
2. Van uw CRM naar LeadFollow. Plak per collega het persoonlijke agenda-adres (een iCal-link) in LeadFollow. Realworks heeft die per gebruiker onder Instellingen, Systeem, Gebruikersaccounts; bij Kolibri loopt het via de app Kolibri Agenda Sync. LeadFollow leest alleen begin- en eindtijd en de titel, geen inhoud, en de link is per collega weer los te koppelen.

Vanaf dat moment biedt de assistent nooit een moment aan dat al bezet is, en houdt hij rekening met reistijd per soort afspraak en per gebied.

Stap 3: leads terugschrijven naar uw CRM

Hier verschillen de systemen, en daar zijn wij graag duidelijk over.

• Realworks. Er is een officiële weg: de Wonen Realworks API. Uw kantoor bestelt die in de Marketplace van Realworks op het Developer ID van LeadFollow; Realworks rekent daarvoor € 140 eenmalig en € 10 per maand (stand september 2026). Wij ondertekenen de voorwaarden van Realworks en zetten de koppeling aan zodra het token is geactiveerd. De vier stappen staan uitgeschreven in het dashboard.
• Kolibri. Bij Kolibri kan een kantoor zoiets niet zelf bestellen: leads naar Kolibri lopen via de AppXchange, de appwinkel in Kolibri, en daar staat alleen software van toegelaten app-partners in. LeadFollow is dat nog niet; dat traject loopt. Stap 1 tot en met 3 hierboven werken bij Kolibri wel gewoon.
• Een ander CRM. Zet uw eigen webhook-adres in LeadFollow en elke nieuwe lead, afspraak en nieuwe klant gaat daar direct naartoe, met een proefbericht om te zien of het werkt. Via Zapier of Make koppelt u dat aan vrijwel elk systeem.

Wat er gebeurt als een koppeling hapert

Een koppeling die stilletjes stopt is erger dan geen koppeling. Daarom staat bij elke bron op de pagina Koppelingen of hij al leads heeft opgeleverd en wanneer de laatste binnenkwam. Gaat een doorzetnaar-uw-CRM mis, dan komt dat in het logboek van de lead te staan en houdt het de lead zelf nooit tegen: opvolgen gaat altijd door.

Hoe lang het duurt

Een doorstuurregel is een kwestie van minuten, en met het testformulier ziet u meteen of hij werkt. De agenda's koppelt u per collega in ongeveer dezelfde tijd. Alleen de Realworks API loopt via een bestelling bij Realworks; reken daar op een paar werkdagen. Komt u er niet uit, dan kijken wij mee: inrichten en meedenken horen bij het abonnement en kosten niets extra.