Een AI-belassistent voor uw makelaarskantoor: wat hij doet en wat hij nadrukkelijk niet doet
Een AI die uw leads belt, klinkt voor veel makelaars eerst als iets om voorzichtig mee te zijn. Terecht: het gaat om uw naam en om mensen die het duurste bezit van hun leven willen verkopen. Deze pagina legt uit hoe zo'n assistent werkt, wat hij letterlijk zegt, wanneer hij juist niet belt en wat het per maand kost.
In het kort
- De assistent belt een nieuwe lead binnen één minuut en stelt zich voor als AI-assistent van uw kantoor; hij doet zich nooit voor als mens.
- Hij belt tussen 08:00 en 21:00, zeven dagen per week. 's Nachts belt hij bewust niet; een aanvraag van 23:00 uur wordt de volgende ochtend om 08:30 als eerste gebeld.
- U kiest zelf het schema: altijd, alleen buiten uw openingstijden, of pas als uw team niet binnen vijf minuten reageert.
- Na het gesprek staan samenvatting, transcript en opname bij de lead, en staat een afspraak in de agenda van de juiste collega.
- Kosten: € 0,35 per belminuut en € 0,10 per WhatsApp-bericht. Staat de assistent uit, dan betaalt u er niets voor.
Wat de assistent letterlijk zegt
Elk gesprek begint met dezelfde zin: "Ik ben [naam], de AI-assistent van [uw kantoor]." Daarna meldt hij dat het gesprek wordt opgenomen en uitgeschreven, zodat het kantoor de aanvraag goed kan oppakken. Maakt de lead daar bezwaar tegen, dan rondt hij netjes af, wordt er niets bewaard en belt uw team zelf terug.
Die openheid is geen juridische bijzaak, het werkt ook gewoon beter. Mensen vinden het niet erg dat een assistent belt; ze vinden het erg als ze het pas halverwege doorhebben. En het is verplicht: de Europese AI-verordening vraagt dat een AI zich als AI bekendmaakt.
De naam kiest u zelf. Bij de meeste kantoren heet ze Emma, maar dat is een instelling, geen vaste waarde.
Wat hij vraagt
De assistent stelt de vragen die u zelf ook zou stellen, in gewone taal:
- Waar gaat het om: verkoop, aankoop, verhuur of een taxatie?
- Om welke woning gaat het? Is het adres nog onbekend, dan vraagt hij postcode en huisnummer en leest hij het gevonden adres ter controle voor.
- Wat is de aanleiding en hoe snel wil iemand?
- Wanneer schikt een afspraak, of wanneer wil iemand teruggebeld worden?
Hij vraagt nadrukkelijk niet naar gezondheid, geldzaken of een scheiding, en zet zoiets ook niet in de samenvatting als iemand het uit zichzelf vertelt. Dat is een bewuste grens: zulke gegevens horen niet in een geautomatiseerd verslag.
Hoe hij een afspraak inplant zonder dubbel te boeken
Een assistent die zomaar afspraken inplant, richt meer schade aan dan hij oplost. Daarom plant hij alleen binnen de regels die u instelt:
- Per collega zet u aan of de assistent bij hem of haar mag inplannen, op welke dagen, tussen welke tijden en voor welke soorten afspraak.
- Per soort afspraak geeft u de duur op, of hij bij de woning of op kantoor is, en de reistijd die u er standaard voor rekent.
- Per gebied stelt u een eigen reistijd in, op plaatsnaam of postcode. Den Haag 15 minuten, Leidschenveen 30.
- Voor elk voorstel kijkt hij in de agenda's die u koppelde (Google, Outlook, Apple, Realworks of Kolibri) en in de afspraken in LeadFollow zelf, en biedt nooit een moment aan dat al bezet is.
Zolang u dit niet heeft ingesteld, plant de assistent niets: hij noteert dan alleen een terugbelverzoek of een voorkeursmoment. Dat is met opzet zo, zodat een verkeerd ingerichte agenda nooit tot een dubbele afspraak leidt. Hoe u de agenda's koppelt staat op de pagina over Realworks en Kolibri koppelen.
Wat er gebeurt als iemand niet opneemt
Geen gehoor is geen mislukking, zolang er iets mee gebeurt. De assistent noteert het, uw team krijgt een melding, en als u WhatsApp-opvolging aanzet stuurt hij een kort bericht dat u geprobeerd heeft te bellen. Wil de lead teruggebeld worden op een bepaald moment, dan staat dat bovenaan uw inbox als terugbelverzoek en als opvolgtaak op het gevraagde tijdstip.
Wat het kost
Alles op verbruik: € 0,35 per belminuut en € 0,10 per WhatsApp-bericht, e-mails inbegrepen. Een gesprek van drie minuten met één bericht kost dus ongeveer € 1,15. Een kantoor met vijftien aanvragen per maand komt uit rond de € 15 tot € 20. Reken het na met uw eigen aantallen in de verbruikscalculator.
Tijdens de proefperiode van zeven dagen zijn de eerste 30 belminuten en 50 WhatsApp-berichten gratis. Het abonnement zelf is € 99 per maand of € 950 per jaar, exclusief btw.
De grenzen die wij bewust inbouwen
- Nooit 's nachts. Tussen 21:00 en 08:00 belt hij niet, ook niet als u "altijd" instelt.
- Een dagplafond. Standaard honderd gesprekken per dag, zelf in te stellen tussen tien en vijfhonderd, met een mail als het plafond geraakt wordt.
- Een maximale gespreksduur van tien minuten.
- Wie niet meer gebeld wil worden krijgt een vlag op de lead. Die lead valt uit de belwachtrij, de opvolgmails en de WhatsApp-berichten.
- Opnames en transcripten worden na 90 dagen gewist, ook bij de belprovider. De samenvatting blijft bij de lead.
Veelgestelde vragen
Hoort de lead dat hij met een AI spreekt?
Ja, in de eerste zin, en de assistent bevestigt het als iemand ernaar vraagt. Hij doet zich nooit voor als mens. Dat is onze eigen regel en het is ook wat de Europese AI-verordening vraagt.
Wat als een lead liever een mens spreekt?
Dan rondt de assistent af en komt de lead bovenaan in uw inbox als terugbelverzoek, met de notitie erbij. Uw team belt dan zelf.
Kan ik de assistent uitzetten?
Ja, met één schakelaar bij Instellingen. Ook per lead kunt u een gepland gesprek uit de wachtrij halen, of er juist een inzetten.
In welke taal belt de assistent?
Nederlands. Hij begint met de vaste openingszin met uw kantoornaam en de naam die u hem gaf.
Worden de gesprekken bewaard?
De samenvatting blijft bij de lead. De opname en het transcript worden na 90 dagen automatisch gewist, ook bij de belprovider. Verwijdert u een lead, dan gaat alles direct weg.
Laat hem één week uw leads bellen
Zeven dagen gratis, met 30 belminuten inbegrepen. U hoort de gesprekken terug en leest de verslagen bij de lead.
Verder lezen
- Leadopvolging voor makelaarsHoe een makelaarskantoor leads uit alle bronnen op één plek opvolgt, wat een goede reactietijd is en wat er automatisch kan. Met de cijfers erbij.
- Reactietijd op leadsWaarom binnen vijf minuten reageren op een aanvraag het verschil maakt, hoe u uw eigen reactietijd meet en wat een makelaarskantoor eraan kan doen.
- Realworks en Kolibri koppelenHoe u leads en agenda's van Realworks, Kolibri, Pararius, Jaap en Huislijn koppelt aan LeadFollow: wat vandaag werkt, wat het kost en wat er nog niet kan.